Soutien d'un mentor tout au long de la saison
Les cohortes de mentors rassemblent 5 à 7 mentors qui restent en contact tout au long de la saison.
Ensemble, ils peuvent partager :
- des conseils fondés sur l'expérience des volontaires de Technovation
- leur expertise en fonction de leurs compétences
- des défis et des questions pour trouver des solutions
- des célébrations pour les succès obtenus tout au long de la saison
- des ressources et un soutien pour les réunions d'équipe
Les cohortes permettront aux nouveaux mentors d'obtenir des conseils pour faciliter leur première saison, et les mentors qui reviennent auront également l'occasion d'apprendre, tout en transmettant les connaissances acquises en travaillant avec les équipes au cours des saisons précédentes.
Comment les cohortes sont-elles créées ?
Les mentors sont invités à remplir le formulaire de cohorte pour indiquer leur lieu de résidence, leurs compétences et leurs préférences en matière de rencontres.
L'équipe d'engagement des bénévoles répartira ensuite les mentors en groupes toutes les deux semaines, en les connectant par e-mail ou par Slack.
Les mentors ne pourront pas rejoindre les cohortes au-delà de 14 semaines jusqu'à la date limite de soumission, le 27 janvier 2025.
Les cohortes seront basées sur les critères suivants, en fonction des autres mentors intéressés :
- Fuseau horaire, à +/- 2 heures près
- Domaines d'expertise complémentaires
- Méthodes d'engagement compatibles (Slack, courriel et/ou réunions virtuelles)
- Même pays ou pays voisins
S'engager auprès de sa cohorte
L'équipe de Technovation a rassemblé quelques sujets que votre Cohorte peut couvrir avec un calendrier approximatif (mensuel). Ce calendrier a pour but de faciliter l'engagement, mais votre Cohorte peut aborder n'importe quel sujet pertinent à n'importe quel moment de la saison.
- Partagez une introduction (via Email ou Slack), incluez votre :
- Nom et location
- Nombre d'années en tant que mentor
- Qu'attendez-vous avec impatience ?
- Qu'est-ce qui vous fait hésiter en tant que mentor ?
- Décidez avec votre cohorte de la manière dont vous souhaitez interagir les uns avec les autres.
- Les options sont les suivantes : Réunions virtuelles, Slack (ou autre plateforme de messagerie), email, une une combinaison, ou une autreautre méthode.
- Fixer des normes de communication afin que chacun puisse se mettre d'accord sur ce qui lui convient.
Exemple d'attentes en matière de communication au sein de la cohorte
Vos cohortes peuvent être différentes, discutez-en pour déterminer ce qui vous convient le mieux et sachez que cela peut changer en cours de saison si nécessaire !
Notre cohorte se réunira une fois par semaine par le biais d'un message Slack. Une personne (à tour de rôle chaque semaine selon un calendrier préétabli) dirigera la semaine et choisira un sujet à publier. Tous les autres participants doivent répondre dans le fil de discussion. Si quelqu'un pose une question dans le canal Slack, au moins un autre mentor doit y répondre, même si cela signifie qu'il faut étiqueter quelqu'un qui connaîtrait la réponse.
- Discutez des questions que vous vous posez encore après avoir suivi la formation de mentor.
- Voyez si un mentor de votre cohorte n'est pas lié à une section ou à un club et envisagez de le présenter à votre ambassadeur local s'il se trouve dans la même région.
- Si ce n'est pas le cas, réfléchissez à l'opportunité de vous soutenir en tant que co-mentor.
Pour les nouveaux membres ! Si un nouveau mentor se joint à nous ce mois-ci, demandez-lui de se présenter (voir novembre) et partagez avec lui les attentes de la Cohorte en matière de communication !
Pour les nouvelles cohortes ! Jetez un coup d'œil à l'onglet "Démarrer (ou novembre)" pour lancer votre cohorte pour la saison.
Le mois de décembre est le dernier effort pour se préparer avant que les projets ne prennent vraiment de l'ampleur en janvier/février. Les sujets suivants vous encouragent, vous et votre cohorte, à vous préparer en tant que mentors et à réfléchir à la manière dont vous construirez l'alignement avec vos équipes dès le premier jour.
- Avez-vous terminé l'intégration en tant que mentor ?
- Formation de mentor complétée
- Effectuer une vérification des antécédents, si nécessaire (mentors au Canada, en Inde, au Nigeria et aux États-Unis uniquement)
- Signé la renonciation au consentement
- Formation des équipes
- Discutez de la possibilité pour les mentors de trouver une équipe et partagez vos conseils.
- Envisagez de travailler avec un mentor de votre cohorte en tant que co-mentor (ce qui est particulièrement intéressant si vous avez des compétences complémentaires, par exemple une personne forte en codage associée à une personne forte en affaires).
- Accord d'équipe (voir la vidéo de présentation)
- Partagez les attentes que vous fixez à votre équipe en tant que mentor.
- Discutez d'idées sur ce que vous pouvez faire lors de votre première réunion d'équipe.
- Partagez les activités brise-glace que vous pouvez faire avec votre équipe
- Revoir la leçon facultative sur la formation des mentors : Se préparer à la première réunion
- Ordres du jour préétablis(Junior | Senior) - les avez-vous consultés ou créez-vous vos propres ordres du jour en utilisant le programme de mentorat ?
Pour les nouveaux membres ! Si un nouveau mentor se joint à nous ce mois-ci, demandez-lui de se présenter (voir novembre) et partagez avec lui les attentes de la Cohorte en matière de communication !
Pour les nouvelles cohortes ! Jetez un coup d'œil à l'onglet "Démarrer (ou novembre)" pour lancer votre cohorte pour la saison.
En janvier, les équipes se concentrent probablement sur l'idéation. Vous trouverez ci-dessous quelques sujets à aborder avec votre cohorte.
- Discuter des stratégies pour aider votre équipe à trouver une idée innovante
- Examinez la galerie d'applications et recherchez des idées de projets qui sont couramment abordés.
- Réfléchissez à la manière dont vous pouvez amener votre équipe à réfléchir à de nouveaux problèmes à résoudre ou à de nouvelles solutions à des problèmes déjà résolus.
- Résolution d'équipe
- Partager des idées sur la manière d'amener les filles à se réunir et à se mettre d'accord sur une idée unique sur laquelle travailler.
- La référence à l'accord d'équipe est une excellente approche proactive de la résolution.
Le mois de février devrait marquer la fin de la phase d'idéation et le début de l'exploration du codage.
C'est également le moment idéal pour faire le point avec l'équipe sur la manière dont elle prévoit d'utiliser le temps qu'il lui reste à consacrer à l'élaboration de son projet et à l'accomplissement des formalités d'inscription qui l'accompagnent.
- De l'idée au codage (ressource vidéo pour les mentors)
- Partager des stratégies de création de produits minimum viables (MVP)
- Dans la mesure du possible, étudiez la possibilité de rencontrer d'autres équipes pour apprendre à coder ensemble !
- Ceci est particulièrement utile pour les équipes composées d'une seule fille.
- Expliquez comment vous pouvez mettre en œuvre des stratégies d'enseignement telles que la programmation en binôme au sein de vos équipes.
- Existe-t-il un mentor possédant de solides compétences techniques et désireux d'enseigner aux autres équipes lors d'une réunion en grand groupe ?
- Planification du projet
- Partager les plans de projet pour obtenir des idées de rythme de la part des différentes équipes.
- Publier le plan de projet de votre équipe pour le partager avec les autres mentors et se motiver mutuellement à continuer à soutenir les équipes.
- Si votre équipe est bloquée sur une partie du projet, demandez conseil à votre Cohorte.
- Célébrer ce qui a été fait !
Le mois de mars est le bon moment pour tester la première fonctionnalité créée par l'équipe. Les équipes juniors et seniors doivent réfléchir à leur projet d'entreprise. Les sujets suivants aideront votre Cohorte à guider les équipes dans cette phase et à se soutenir mutuellement.
- Codage
- Une partie de la rubrique exige que les équipes obtiennent un retour d'information de la part des utilisateurs.
- Les mentors doivent inviter les mentors de leur cohorte à tester l'application de l'autre équipe et à donner leur avis.
- Esprit d'entreprise (pour les mentors des équipes junior et senior)
- Votre équipe a-t-elle réfléchi à la manière dont son idée se traduit en un plan ?
- Partager des conseils sur la façon dont les équipes devraient aborder les projections financières. Y a-t-il un mentor dans la cohorte qui se sente à l'aise pour partager des conseils ou animer une courte session pour les autres équipes ?
- Partagez les progrès réalisés par votre équipe jusqu'à présent (envisagez d'envoyer une vidéo).
- Si votre équipe est bloquée sur une partie du projet, demandez conseil à votre Cohorte.
- Célébrer ce qui a été fait !
Le mois d'avril est la dernière ligne droite du travail sur le programme. L'accent doit être mis sur la motivation des équipes et sur la vérification qu'elles disposent de ce dont elles ont besoin, ainsi que sur l'aide à la hiérarchisation des tâches.
- Codage
- Une partie de la rubrique exige que les équipes obtiennent un retour d'information de la part des utilisateurs.
- Les mentors doivent inviter les mentors de leur cohorte à tester l'application de l'autre équipe et à donner leur avis.
- L'esprit d'entreprise (pour les mentors des équipes junior et senior)
- Où en est l'adoption par les utilisateurs ou le plan d'entreprise ?
- Pitch
- Les équipes peuvent présenter leur projet aux autres mentors de la cohorte afin de partager leurs commentaires.
- Soumission et célébration (pensez à envoyer une vidéo)
- Partager avec la cohorte au fur et à mesure que les équipes soumettent des parties de leur dossier et le célèbrent avec les autres mentors.
- Les équipes de la cohorte peuvent se réunir pour fêter ensemble la fin de la saison (qu'elle ait été soumise ou non).
Façons de s'engager avec votre cohorte
Découvrez ci-dessous quelques-unes des façons dont votre Cohorte peut se connecter ! Cliquez sur chaque titre pour plus de détails.
Fil Slack
Les canaux Slack sont un excellent moyen de communiquer de manière un peu plus instantanée que les plateformes telles que le courrier électronique. Il peut être facile de perdre des messages si vous n'êtes pas organisé.
Les fils de discussion de Slack maintiennent les conversations dans le même espace, organisé et facile à suivre. Lorsque quelqu'un pose une question ou partage un conseil que vous appréciez vraiment, le fait de répondre dans le fil de discussion permet de trouver plus facilement les réponses par la suite.
Sur le bureau (voir l'image de gauche), survolez un message et sélectionnez l'icône de la bulle de discussion ou de la réponse dans le fil de discussion.
Sur mobile, sélectionnez le message et appuyez sur Répondre dans le fil de discussion, ou appuyez sur le champ Ajouter une réponse pour l'ajouter à un fil de discussion existant.
Enregistrements vidéo ou audio
Pensez à partager vos messages sous forme d'enregistrement vidéo ou audio avec votre Cohorte !
Vous pouvez voir le visage de l'autre, ce qui rend l'interaction plus personnelle. Certaines personnes préfèrent la communication verbale à la communication écrite. Elles peuvent être plus expressives, cela donne l'impression d'une conversation et peut aider à donner un ton à un message en le replaçant dans son contexte.
Bonus : vous pouvez créer des enregistrements vidéo ou audio directement dans Slack pour les partager. De plus, une transcription de vos propos est automatiquement créée, ce qui est très utile pour les personnes qui préfèrent lire ce que vous avez dit ou qui n'ont pas accès à l'audio à ce moment-là.
Fil d'e-mail
Votre groupe peut décider de rester en contact par courrier électronique. C'est une excellente option si vous êtes déjà un utilisateur assidu du courrier électronique. Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à tirer le meilleur parti des connexions par courrier électronique avec un groupe :
- ajoutez tous les membres de votre Cohorte à vos contacts ou à votre liste sécurisée pour éviter que leurs courriels ne se retrouvent dans votre dossier Spam/Junk.
- inclure tous les membres dans l'e-mail initial et répondre à tous. De cette façon, tout le monde peut voir la question, les réponses et contribuer.
- faire en sorte que l'objet du message soit clair et facile à trouver
- Conseil: réfléchissez au terme clé le plus approprié pour retrouver l'e-mail plus tard ; "Cohorte", "Question du mentor", "Cohorte Technovation", etc.
- Essayez de faire en sorte que chaque fil de discussion porte sur un seul sujet. Si vous avez une question qui n'est pas liée au dernier fil de discussion de votre cohorte, envisagez d'envoyer un nouveau courriel.
Réfléchir, jumeler, partager
Il s'agit d'une excellente tactique de partage d'informations qui peut être utilisée lors de réunions virtuelles ou en personne !
- Poser une question
- Réfléchissez à la réponse
- Parlez de votre réponse à quelqu'un d'autre en PAIRE (vous pouvez utiliser des salles de réunion virtuelles).
- Revenez en grand groupe pour PARTAGER ce dont vous avez parlé dans votre groupe de deux.
Bonus : il s'agit d'une excellente stratégie à utiliser avec vos équipes.
Formes de discussion en groupe
Décider du format des discussions peut aider à définir les attentes quant au déroulement des réunions avec la Cohorte. Le format peut changer en fonction du sujet ou de la réunion, et il peut s'agir d'un format qui ne figure pas dans la liste ci-dessous.
Séquentiel : L'ordre est respecté et tous les membres du groupe doivent participer.
Non séquentiel : On procède dans l'ordre et les participants peuvent passer.
Popcorn : Il n'y a pas d'ordre et chacun peut choisir de participer à tout moment ou de ne pas participer.
J'ai encore une question
Vous pouvez toujours contacter l'équipe d'engagement des bénévoles de Technovation sur Slack ou à l'adresse [email protected].
